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Way of the web

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Sistema de acompanhamento e avaliação de tarefas 

Processos de followup são imprescindíveis na administração de qualquer empresa. Acompanhar o andamento de qualquer solicitação não é  opcional.

Por que? 

  • Empresas precisam avaliar corretamente seus gerentes ou chefes de equipe. A eficiência da equipe subordinada ao gerente pode ser um dos critérios. 
  • Gerentes precisam conhecer, em tempo real, o status de cada solicitação que direcionou à sua equipe. Isso é extremamente importante para o planejamento dos próximos passos dos projetos ou tarefas sob sua responsabilidade. Precisam, também, avaliar corretamente o desempenho de cada colaborador."Quem merece ser promovido? A quem devo demitir?" Além disso, muitas vezes a justificativa para o fracasso de uma tarefa é: "O senhor não me pediu isso!" ou ainda: "O senhor não me passou todas as informações necessárias para executá-la!
  • Colaboradores eficientes (e com ambição) precisam dar visibilidade ao volume de trabalho executado e gostariam de ser avaliados com precisão.

 

Para responder a estas e muitas outras questões, nós criamos o Follow

 

Objetivos

  • Centralização da comunicação interna da através de ferramenta que permite a inclusão e acompanhamento do andamento de solicitações entre os usuários, grupos, projetos, gerentes e administradores, além de agenda de compromissos e recados.
  • Protocolar a comunicação e solicitações entre empresas parceiras em projetos.
  • Permitir a inclusão e acompanhamento remotos do status de solicitações.
  • Otimizar o sistema de acompanhamento e cobrança de resultados das solicitações.
  • Avaliar o desempenho dos usuários a partir de critérios objetivos como: tempo de execução, eficiência e iniciativa na solução das tarefas e subjetivos como índices de satisfação.
  • Avaliar o desempenho, capacidade de comunicação e liderança de gerentes e chefes, através do resultado dos colaboradores sob a sua gestão.

 

Características gerais

  • Desenvolvido na linguagem Ruby on Rails, com interface web, podendo ser utilizado simultaneamente em ambiente LAN (rede local) ou Intranet (acesso remoto através da internet).
  • Compatível com qualquer computador ou dispositivo que possua acesso a internet e navegador web, sejam computadores desktops, notebooks, PDAs, iPads iPhones ou Smart Phones, independente do sistema operacional instalado.,
  • Acesso seguro com senha criptografada.
  • Multi-empresa.
  • Licenciamento por usuário. 

 

Características por área

Unidades organizacionais:

Área administrativa para inclusão, visualização, alteração e exclusão de unidades organizacionais ou centros de custo, tais como: empresa, projetos e grupos de trabalho.

 

Usuários:

Área para inclusão, visualização, alteração e exclusão de usuários

 

Recados:

  • Tela de inclusão de recados: Formulário para que secretárias ou atendentes incluam os recados para os usuários. Recados podem ser particulares e compartilhados com o grupo de trabalho, projeto ou empresa.
  • Campo com os recados na home: Assim que o usuário se loga no sistema, os seus recados estão disponíveis na primeira página, classificados em ordem cronológica. Há um botão de ok que altera o status para ciente/retornado que faz com que aquele recado deixe de ser exibido na tela inicial do site.
  • Tela de relatório de recados: Relatório geral de todos os recados recebidos pelo usuário, com filtragem por período.

 

Agenda de compromissos:

  • Tela de inclusão de compromissos: Formulário para inclusão de compromissos ou eventos com opções de visualização privada ou compartilhada com o projeto, grupo de trabalho ou empresa.
  • Agenda de compromissos na home: Ao se logar, o usuário tem acesso a um calendário com todos os eventos/compromissos inseridos por ele ou os compartilhados entre seu  grupo de trabalho, projeto ou empresa.

 

Tarefas:

  • Tela de inclusão de tarefas: Formulário para inclusão de solicitações com filtragem por empresa, projeto, grupo de trabalho e usuário. Ao se logar, por padrão são disponibilizados o projeto e o grupo de trabalho onde o usuário está locado. Há menus pop-up com seleção dinâmica de usuários em outros projetos e grupos de trabalho.
  • Lista de tarefas: Na coluna esquerda da tela do sistema há uma lista com todas as solicitações inseridas pelo usuário para outras pessoas. Na coluna direita há todas as solicitações inseridas por outras pessoas para este usuário. Nas solicitações as quais ele deve executar, há botões para alteração do status para do andamento e um campo para que o usuário inclua comentários ou peça informações ao solicitante da tarefa. A cada alteração de status ou inclusão de comentário, surge aviso na tela do solicitante para que interaja com o comentário incluído ou autorize a alteração do status. Após a conclusão da tarefa pelo usuário, surge na tela do solicitante um formulário com botões “ruim, razoável, bom, ótimo” para classificação do desempenho do usuário na execução da tarefa, além de um campo de texto para inclusão de um comentário ou observação final sobre o índice de satisfação. 
  • Controle de pausas nas tarefas: o sistema permite o controle das pausas, através de solicitação de com justificativa, que pode ou não ser autorizada pelo solicitante. Algumas pausas rotineiras, como pausa para almoço, fim do expediente, etc, são autorizadas pelo sistema automaticamente, não sendo necessária a intervenção do solicitante.
  • Relatório de tarefas: Tela de followup para visualização detalhada das solicitações, com filtragem por projeto, grupo de trabalho, usuário e período. Inclui todas as interações entre solicitante e executante, com data/hora de inclusão, data/hora de finalização, tempo estimado de execução, tempo total de execução, quantidade de interações, pontuação da avaliação subjetiva, observações e pontuação finais.

 

Critérios de avaliação

  • Tempo de execução: Ao cadastrar uma tarefa, o solicitante inclui o tempo estimado de execução. Após a conclusão da tarefa é calculada a diferença entre o tempo previsto e o tempo de execução. A diferença é convertida em percentagem do tempo estimado de execução e gera uma pontuação final para este critério.
  • Quantidade de interações: A cada interação é atribuído um ponto. Mais pontos, menor a média. A lógica: menos interações, melhor a compreensão da solicitação, menor tempo de execução.
  • Avaliação subjetiva com índice de satisfação: Cada tarefa será avaliada pelo solicitante através de índice de satisfação, com níveis “ruim, insuficiente, suficiente, bom e ótimo”